Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Zarządzenie Rektora w sprawie zatwierdzenia Procedury zgłoszeń wewnętrznych

 

Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń

naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

w Wyższej Szkole Gospodarki

 

1. Cel procedury

Celem procedury jest stworzenie w Wyższej Szkole Gospodarki w Bydgoszczy bezpiecznego i poufnego systemu zgłaszania przez sygnalistów      informacji o naruszeniach prawa w rozumieniu i na zasadach określonych ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), wdrażającej dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17, Dz. Urz. UE L 347 z 20.10.2020, str. 1, Dz. Urz. UE L 265 z 12.10.2022, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 150 z 09.06.2023, str. 40).      

2. Definicje                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     1. Sygnalista – osoba fizyczna zgłaszająca lub ujawniająca publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

1) pracownik;

2) pracownik tymczasowy;

3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

4) przedsiębiorca;

5) prokurent;

6) akcjonariusz lub wspólnik;

7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

9) stażysta;

10) wolontariusz;

11) praktykant;

12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834); 13);

13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).

2. Zgłoszenie – informacje przekazane przez sygnalistę dotyczące nieprawidłowości lub naruszeń prawa.
3. Ochrona sygnalisty – mechanizmy ochrony sygnalisty określone w rozdziale 2 ustawy  z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928)
4. Działanie następcze – działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
5. Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
6. Informacja o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
7. Informacja zwrotna – przekazana sygnaliście informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
8. Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
9. Zgłoszenie – ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie;
10. Zgłoszenie wewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa;
11. Zgłoszenie zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.

3. Zakres zgłoszeń

1. Sygnalista może zgłaszać informacje o działaniu lub zaniechaniu niezgodnym z prawem lub mającym na celu obejście prawa dotyczące:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z obszarami, o których mowa w pkt 1 - pkt 16    

IV. Jednostka wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń w organizacji

1. Jednostką upoważnioną przez Wyższą Szkołę Gospodarki do przyjmowania zgłoszeń jest Dział Zarządzania.
2. Załącznik nr 1 do niniejszej procedury zawiera wykaz osób upoważnionych do przyjmowania i obsługi
3. Osoby wymienione w Załączniku są także odpowiednio upoważnione do podejmowania działań następczych, w tym weryfikację zgłoszenia, dalszą komunikację z sygnalistą po dokonaniu zgłoszenia, występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.;.    

V. Dokonywanie zgłoszeń

1. Osoba przyjmująca zgłoszenie potwierdza sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie zgłoszenia.
2. Wyższa Szkoła Gospodarki nie przewiduje możliwości dokonywania zgłoszeń anonimowych, tj. nie zawierających co najmniej imienia i nazwiska sygnalisty. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpoznawane.
3. Osoba przyjmująca zgłoszenie ma obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych po przyjęciu zgłoszenia.
4. Przekazanie informacji zwrotnej sygnaliście następuje niezwłocznie, nie później  niż w ciągu 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłoszenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
5. Zgłoszenie ustne na wniosek sygnalisty może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:                1) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub                                                                                                                       2) protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę przyjmującą zgłoszenie.
6. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania, co potwierdza własnoręcznym lub elektronicznym podpisem kwalifikowanym.
7. Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej. Pisemnie – listownie na adres: Wyższa Szkoła Gospodarki, ul. Garbary 2, 85-229 Bydgoszcz -  z dopiskiem „Poufne – Zgłoszenie sygnalisty”.
8. Elektronicznie – poprzez dedykowaną, bezpieczną platformę zgłoszeń dostępną na stronie internetowej uczelni pod adresem https://bip.byd.pl/58-procedura-zgloszen-wewnetrznych
9. Wyższa Szkoła Gospodarki gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
10. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
11. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe  – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym  z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście ani próby lub groźby zastosowania takich działań, polegające w szczególności na:                                                                                                                                                                                    1) odmowie nawiązania stosunku pracy;                                                                                                                             

2) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;                                                                           

3) niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;                      4) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;                                                                                                               

5) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;                                                                                             

6) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;           

7) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;                                                                                                                     

8) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;                                                                   

9) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;                                                         

10) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;                                                             

11) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;                                                                               

12) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;

13) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;                                                                                                                     

14) mobbingu;                                                                                                                                                                     

15) dyskryminacji;                                                                                                                                                           

16) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;                                                                                                     

17) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;                               

18) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;                                                                                     

19) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;                                                   

20) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;                                                           

21) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.                                                                                                                             

22) za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w ust. 1.                                                                                                           

23) Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa w ust. 1 i 2, nie jest działaniem odwetowym.                                                                                                                                                                         

24) Sygnalista ma prawo do wsparcia prawnego oraz, w określonych przypadkach, rekompensaty za doznane szkody wynikające z działań odwetowych.

12. Anonimowość i poufność

Wszystkie zgłoszenia są traktowane jako poufne. Tożsamość sygnalisty nie zostanie ujawniona bez jego wyraźnej zgody, z wyjątkiem przypadków wymaganych przez prawo.

13. Sankcje za nadużycia

Nadużycia systemu zgłoszeń (np. fałszywe oskarżenia) mogą prowadzić do odpowiedzialności dyscyplinarnej lub prawnej.

14. Szkolenia i edukacja

Wyższa Szkoła Gospodarki zobowiązuje się do regularnego szkolenia osób objętych procedurą pracowników i studentów w zakresie procedury zgłoszeń sygnalistów oraz ich praw i obowiązków zgodnie z ustawą.

15. Monitoring i przegląd procedury

Procedura będzie regularnie monitorowana i przeglądana, aby dostosowywać ją do zmieniających się przepisów prawa oraz potrzeb uczelni.

 

Załączniki:

 

1. Wykaz osób upoważnionych do przyjmowania zgłoszeń.

 

Formularz zgłoszeniowy

 

Polityka prywatności WSG